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Gestão

Como elaborar um sistema de indicadores de desempenho

Para elaborar um sistema prático de indicadores de desempenho, o departamento jurídico pode adotar a tecnologia aplicada à gestão. Por meio de softwares, essa atividade é melhor compreendida como um ramo empresarial, que demanda planejamento e avaliação constantes.

Os programas de gestão operacionalizam o cumprimento dos indicadores, além de utilizar os dados coletados para auxiliar o gestor na tomada de decisões, o que aumenta a competitividade do departamento. É importante destacar que esse sistema de indicadores, além de definir o desempenho de determinadas atividades do departamento, deve atender à demanda do negócio, ou seja, se alcançará ou não as metas previstas.

Os indicadores podem indicar o grau de resultados do departamento jurídico em determinada atividade ou área. São inúmeros deles, que pode se ligar à lucratividade do escritório, ao retorno obtido de certos investimentos, ao engajamento das equipes, entre outros.

Atividades administrativas do departamento jurídico

Os indicadores relativos à atividade administrativa do departamento jurídico incluem levantamento de planilhas e controles, análises de documentos, definição de metas de eficiência (qualitativos e quantitativos).

Também podem abranger os relatórios de processos (novos, encerrados e transitados em julgados), de despesas por processo e de desempenho contraposto à produtividade de equipe.

A eficiência dos advogados também pode ser mensurada com indicadores simples, como cumprimento de prazos, quantidade de processos conduzidos, êxito ou prejuízo nos processos, quantidade de contratos, resultado dos pareceres e contratos, planos de metas, percentuais de atendimento, planos de desenvolvimento individual e outros.

Um dos principais indicadores de desempenho que avalia a eficiência dos advogados são as horas trabalhadas. Elas incluem as horas debitadas, que são aquelas gastas nas atividades diárias e gerais no escritório, as horas faturadas (efetivamente gastas ao prestar serviço ao cliente) e horas recebidas (pagas pelo cliente).

O retorno sobre o investimento (ROI) avalia quanto cada investimento beneficiou o departamento jurídico. A aquisição de móveis, sistemas de gestão e equipamento aumentaram a produtividade da equipe e, consequentemente, a receita da empresa? Se sim, o ROI dele é positivo. Esse indicador é fundamental para subsidiar decisões estratégicas e priorizar investimento.

O percentual de lucratividade é um indicador fundamental para o sucesso na gestão do contencioso. Sem operações que dão lucro, é impossível manter o departamento, seja em relação à sua equipe ou aos fornecedores. A relação entre lucro e receitas facilita a medição da capacidade do departamento jurídico de honrar seus compromissos.

Já o nível de engajamento dos funcionários diz respeito à assiduidade, que leva em consideração faltas, atrasos e acidentes de trabalho. Ele é um indicador fundamental para o desempenho do departamento. Caso ele não esteja satisfatório, o gestor deve criar programas de incentivo para lidar com o problema.

Alexandre Viola, cofundador e CEO da Justto, aponta que entender as motivações que impedem o alcance das metas é um dos cuidados na hora de medir os indicadores. Ele cita como exemplo o indicador de redução do passivo judicial:

[se ele] não está atingindo a meta, o prestador de serviço externo não está alinhado com o departamento ou a estratégia de acordos ou defesa não foi bem estruturada? A prestação de serviços jurídicos sempre foi muito pautada numa prestação ‘de resultado’. Ou seja, o tomador do serviço passa um problema para o prestador e ele devolve uma solução: não existe ainda uma cultura de controle do processo dessa prestação. Isso causa uma assimetria de informação entre o departamento e o escritório que pode levar a leituras muito erradas de indicadores“.

Outro indicador interessante é a taxa de êxito judicial. O número de processos vencidos pelo departamento é essencial para mensurar o sucesso na gestão do contencioso. Além de transmitir mais credibilidade aos clientes finais, a taxa de êxito melhora a imagem do departamento e facilita o acesso aos recursos financeiros. Se o departamento teve 50 processos concluídos, e apenas 5 deles não foi favorável, há uma taxa de êxito de 90%.

O orçamento é um importante indicador para que o gestor consiga antever e controlar os gastos de seu setor. Ao longo do tempo, é o responsável por proporcionar os benchmarks, ou seja, as previsões sobre o custo de cada caso e a análise sobre valer a pena negociar ou persistir no litígio. Esse indicador consegue apontar os profissionais que extrapolam o orçamento para determinado período.

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