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Como integrar as áreas da empresa na gestão de contratos

Um dos principais desafios dos departamentos jurídicos na gestão de contratos é conseguir integrar as áreas envolvidas da empresa, fazendo com que a responsabilidade pela gestão seja compartilhada.

Dando início a uma relação entre partes, um contrato não deve ser visto apenas como um documento físico que, depois de elaborado, fica guardado em um arquivo. Devemos olhar o contrato como um instrumento “vivo”, que precisa de uma série de ações e pessoas para que seja cumprido.

Em muitas empresas, o departamento jurídico ainda é visto como o gestor das informações contidas nos contratos, e é muito comum que assuma a responsabilidade de classificar e distribuir centenas de dados a outras áreas.

O jurídico é sim um elo fundamental no ciclo de vida dos contratos. É ele quem deve atuar na definição de modelos de minutas e cláusulas, na criação de regras que garantam as normas de compliance das empresas, e na aprovação final do documento. Mas isso é só o começo.

Para que a gestão seja, de fato, compartilhada e integrada entre as áreas é essencial ter processos bem mapeados, onde todos saibam o seu papel, conheçam o fluxo de trabalho, etapas da gestão, pontos críticos, datas importantes, entre outros.

Com visibilidade, rastreabilidade e compartilhamento da informação, gestores e diretores de qualquer área da empresa – não só do jurídico – podem tomar decisões mais assertivas e ter um controle melhor de riscos e oportunidades.

* Por Angela Zander, sócia da simplesmenteUse, empresa especialista em software e serviços para a gestão empresarial. Possui 30 anos de experiência em tecnologia da informação e 15 anos com especialização em tecnologia para a gestão de contratos.

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