A Fenalaw, Tecnologia

Palestra aborda implantação de sistema automatizado para gestão de contratos

Um dos temas debatidos na manhã desta sexta-feira (26/10) na Fenalaw, a implementação de sistemas automatizados para a gestão de contratos envolve muitos desafios, mas também diversos benefícios para as empresas. Em sua palestra, Willian Esteves, advogado da Bunge Alimentos, reforçou esta percepção. O profissional compartilhou sua experiência em relação à utilização do recurso na área de contratos.

O sistema que implementamos foi o SAP Ariba. Em 2017, quando ainda não o tínhamos, recebíamos muitas demandas que não estavam no escopo do departamento jurídico e acabam sendo analisadas mesmo assim, justamente por não termos um fluxo de envio de demandas automatizado”, contou.

Não à toa, o ponto de partida da empresa para a adoção do programa envolveu fatores importantes, como a falta de controle e a rastreabilidade dos processos de contratação. Segundo o profissional, com a adoção do sistema automatizado, neste ano, a companhia vem colhendo bons resultados.

“Um número que deixa a gente bastante feliz é a média de valor por demanda, que realmente subiu. Isso mostra que o departamento jurídico está trabalhando em demandas que são, de fato, mais importantes”, analisou.

Willian Esteves também destacou algumas mudanças que a empresa precisou fazer ao longo do processo de adoção da automação. Entre elas, algumas mudanças na rotina do Departamento Jurídico, já que não há sistema perfeito e/ou que se adapte totalmente à realidade de cada empresa, a necessidade de os cadastros serem feitos de maneira adequada na plataforma para permitir a extração de relatórios mais precisos, o aumento no número de treinamentos e a aproximação do departamento jurídico com as áreas solicitantes de contratos para entender suas dificuldades. “Também gastamos um bom tempo com o planejamento de como seria o modelo de implantação, e isso foi muito importante. ”

Já os principais problemas enfrentados foram a reticência dentro do próprio departamento jurídico, resistência nas áreas solicitantes de contratos, prazos apertados e turn over dos usuários do programa.  “Tudo isso evidencia a recomendação de que o sistema não deve ter um dono e que a escolha por determinada plataforma não significa que a empresa deva ‘morrer’ com ela”, ressaltou.

Contudo, de forma geral, a implementação do sistema automatizado rendeu ganhos importantes, como otimização da rotina dos advogados, transparência e efetivo aumento da confiança dos departamentos solicitantes, nenhuma demanda fora do sistema, além de melhoria e fixação dos fluxos internos e diminuição de riscos (auditoria).

 

 

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