Gestão

Como conduzir uma reunião eficiente

Comunicar-se bem: se você não sabe como conduzir uma reunião eficiente, esse é o primeiro passo. Mas uma boa comunicação depende de muitos pontos. Conhecimento sobre o interlocutor, empatia, objetividade são alguns deles. Fazendo o recorte do cliente, o que menos deve ser feito é apresentar a qualificação do escritório. Apesar de ser importante, a prioridade é entender o cliente, seus problemas jurídicos e as possíveis soluções.

Veja algumas práticas para se comunicar melhor e aprenda como conduzir uma reunião eficiente com seu cliente

1: Conheça seu cliente

Não há como conduzir uma reunião eficiente se o advogado não conhece o cliente. Quando ele for uma empresa, o profissional deve ter conhecimento de questões básicas sobre o negócio, como ramo de atuação, reputação no mercado, dentre outras.

Isso é especialmente importante no primeiro contato, que é o início do relacionamento. Desta primeira impressão, caso seja positiva, será possível criar uma relação de confiança inabalável. Demonstrar interesse sobre a questão do cliente e conhecer sua história é fundamental para uma reunião eficiente, e o deixará bem mais confiante quanto aos seus serviços.

Nas palavras do consultor Carlos André Nunes, advogado e especialista em comunicação jurídica, o escritório (todos os colaboradores) precisa ouvir as dores do cliente. É o chamado ‘turno linguístico’:“na comunicação jurídica, o turno linguístico é o momento da fala. A lógica é não interromper a fala do cliente. Em muitos casos, o que é colocado por ele nem é interessante para o processo em si. Mas em razão do momento em que estamos, que é a ‘sociedade do cansaço’, os seres humanos andam muito nervosos e angustiados em razão de todas as cobranças. Se ele procura um advogado é devido a um problema, e o profissional precisa ouvir. Posteriormente, é só fazer um resumo daquilo que é efetivamente importante, demonstrando ao cliente que ele foi ouvido e que o advogado é um técnico”, comenta.

2: Tenha atitudes que cativam

Ser pontual, cumprimentar o cliente pelo nome e ter atitudes cativantes são ótimas formas de ter uma conversa com o cliente. Se você quer saber como conduzir uma reunião eficiente, não pode demonstrar desânimo quanto ao encontro. Pelo contrário, deve se mostrar disposto e animado para trabalhar em conjunto com ele.

Contato visual e ouvidos atentos são pontos sempre perceptíveis na leitura corporal. Ter isso em mente é importante para que o cliente se sinta acolhido, já que são formas de demonstrar interesse na questão.

E não se esqueça de utilizar uma linguagem apropriada ao destinatário. Muitos clientes não entendem termos jurídicos e podem se apavorar quando eles são utilizados pelo advogado. Principalmente porque pode dar um ar de soberba. Na dúvida, é melhor evitá-los.

3: Antecipe cenários

Cada cliente chega ao escritório de advocacia com uma demanda, que pode ser simples ou complexa. Junto com o problema, vem as expectativas. Mas não há como conduzir uma reunião eficiente sem saber exatamente o resultado que o cliente espera obter.

Por isso, o profissional pode começar com algumas perguntas sobre quais questões jurídicas ele sabe que tem, pontuando, a partir disso, quais ele pode ter. É, basicamente, antecipar cenários e perguntas, o que, claro, varia conforme a experiência que cada advogado possui. Quando essa troca acontece, a reunião toma um caráter de diálogo ao invés de parecer uma discussão, o que é muito positivo.

4: Seja empático

Dar completa atenção ao cliente na reunião não basta. Ele precisa que o advogado entenda quais são seus medos em relação aos seus problemas, bem como as consequências pessoais que as questões podem gerar. Pode ser difícil para os profissionais que não têm tantas habilidades de conexão pessoal, mas é fundamental ser empático.

Um cliente que sente que o advogado compreendeu profundamente suas questões se torna menos resistente e cria um vínculo emocional, que aproxima as pessoas. Se você sente dificuldade nesse ponto, fica aqui uma dica: estimule o cliente a falar um pouco sobre si. Assim, você começa a se colocar no lugar dele para compreendê-lo melhor.

5: Seja objetivo e realista: isso é essencial quando falamos sobre como conduzir uma reunião eficiente

Toda questão que chega ao escritório é séria. Afinal, ninguém procura por um advogado se tudo está perfeito. Pode ser uma mera questão burocrática, mas que deve ser resolvida, certo? Todo cliente espera de um advogado seriedade e realidade. Em outras palavras, o profissional deve dizer, de forma clara, objetiva e realista, o que está em jogo, quais são os riscos e a dimensão da questão.

Sabendo de todos os detalhes, é mais provável que o cliente peça a ajuda do advogado para resolvê-los. Para saber como conduzir uma reunião eficiente, também é preciso exercer a objetividade. Vá direto ao ponto. É um modo de demonstrar ao cliente que você conduz o trabalho com esse caráter. Na hora do diálogo, deixe-o falar sobre si (lembre-se da empatia), mas use formas de trazê-lo sempre para a questão principal.

Quer saber como conduzir uma reunião eficiente? É preciso olhar para si e ver se há habilidades que ainda precisam ser desenvolvidas. Em seguida, é só colocar em prática essas dicas. O advogado é uma importante ferramenta do marketing jurídico, afinal.

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