Delegar tarefas é uma arte. Envolve não só confiança na equipe, mas outras habilidades, como organização e precisão. Você provavelmente já ouviu um colega dizendo que tem dificuldades com a delegação, porque acredita que o profissional a quem atribui uma atividade não a executará com o mesmo zelo ou qualidade do que ele. Esse é um sintoma de quem tem muita dificuldade em delegar tarefas. E é mais comum do que se imagina.
Delegar é designar uma atividade a outro, independentemente de hierarquia, orientando a forma de execução. Em geral, quem delega tarefas tem mais expertise. E essa habilidade de delegação envolve dedicação, empenho e tempo. No entanto, traz melhores resultados. Listamos algumas dicas que como delegar tarefas para a equipe. Acompanhe!
Quais os benefícios de delegar tarefas para a equipe?
A delegação de tarefas para a equipe é uma forma de fazer uma gestão otimizada do tempo. Mas esse não é o único benefício que ela traz.
Na visão do gestor que delega atividades, ele diminui sua carga de trabalho, reduzindo a pressão e o estresse diário. Quando as tarefas rotineiras e operacionais, que não podem ser executadas pelos softwares, são direcionadas a outros profissionais, o gestor pode focar nas atividades estratégicas do escritório de advocacia ou departamento. Isso agrega valor e qualidade ao trabalho, além de gerar resultados positivos e lucrativos. Além disso, contribui para o desenvolvimento e a motivação das pessoas.
Sob o ponto de vista do profissional que se recebe a tarefa, além de adquirir novos conhecimentos e competências, ele assume mais responsabilidades no negócio. Isso proporciona crescimento pessoal e profissional, sentimento de valorização e motivação.
Como delegar tarefas para a equipe?
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Liste as atividades que podem ser delegadas
O primeiro passo para delegar tarefas para a equipe é listar quais delas podem ser delegadas. As atividades estratégicas e importantes, especialmente aquelas que envolve dados sigilosos, não são objeto de delegação. No mesmo sentido, não se delega a responsabilidade que é exclusivamente de quem delegou.
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Identifique a pessoa certa para delegar tarefas
Na hora de delegar tarefas, o gestor também deve considerar quem será o responsável por executá-la. A partir das características do que deve ser feito, é preciso escolher um profissional que tenha as competências e habilidades necessárias. Além disso, deve ser considerado o volume de trabalho. Afinal, não adianta delegar uma atividade para alguém que já está sobrecarregado.
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Dê informações claras sobre a atividade
Maria Olívia Machado, especialista em desenvolvimento e gestão de pessoas em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, aponta que essa etapa é de fundamental importância. A pessoa para quem se está delegando deve, realmente, compreender o que é a tarefa e o que se espera dela.
A especialista afirma que é preciso “comunicar claramente, com riqueza de informações e detalhes, o que deve ser feito e os resultados esperados, assim como o nível de autoridade e de empoderamento transferidos”. E acrescenta que, como em toda tarefa, é preciso “estipular uma data limite para a conclusão das atividades delegadas. Deve ser uma data realista, que permita a sua efetiva execução”.
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Forneça os recursos necessários para a execução da tarefa
Algumas atividades delegadas à equipe demandam a contratação de terceiros. Outras tarefas podem exigir equipamentos ou softwares adicionais que ainda não estão disponíveis no escritório ou departamento. Em qualquer caso, ao delegar tarefas, o gestor deve fornecer os recursos necessários para o desenvolvimento do trabalho.
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Monitore periodicamente a evolução
Maria Olívia Machado também destaca que o gestor deve “monitorar periodicamente como está indo a evolução. Isto não significa microgerenciar, mas estabelecer um sistema periódico de acompanhamento em que a pessoa lhe informe as etapas cumpridas e o advogado possa dar feedbacks positivos e corretivos”.
Essa é uma maneira de deixar o profissional com liberdade para executar a atividade, ao mesmo tempo em que se passa segurança para que a execução saia como o esperado.
Um bom gestor jurídico compreende os benefícios de delegar tarefas para a equipe. As vantagens são gerais e atingem positivamente a todos no escritório ou departamento, inclusive o negócio. Para superar a dificuldade de delegação, basta seguir esses passos que listamos. E não se esqueça de dar um feedback após a conclusão. Ele é muito importante para o clima organizacional.
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