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proteger os e-mails corporativos

Como proteger os e-mails corporativos no escritório de advocacia?

Proteger os e-mails corporativos é fundamental em um escritório de advocacia, pois garante a segurança da informação. Saiba mais.

A preocupação com a segurança digital das informações e dados no escritório de advocacia deve ser uma prioridade para o gestor. Proteger os e-mails corporativos é uma prática essencial neste sentido.

Afinal, é preciso reforçar o cuidado com essas comunicações, já que frequentemente casos jurídicos exigem sigilo em discrição. Pensando nisso, preparamos um guia de boas práticas para garantir a segurança das informações ao trocar e-mails. Confira!

Elabore senhas complexas e as atualize periodicamente

Muitas pessoas têm dificuldades de memória quando o assunto é senha, por isso, evitam colocar códigos complexos para proteger os e-mails corporativos. Porém, senhas como “senha1234” ou “admin” serão facilmente descobertas por invasores em potencial.

Se você quer manter a integridade das informações constantes do seu e-mail corporativo, é fundamental contar com senhas complexas. Além disso, senhas de acesso a servidores, sistemas, computadores e e-mails devem ser atualizadas periodicamente. Isso dificulta ações criminosas no ambiente digital.

É recomendado utilizar senhas que misturam letras maiúsculas e minúsculas com números e símbolos. Utilize 8 caracteres no mínimo e evite repetições. Também evite compartilhar suas senhas e não as salve em dispositivos e redes compartilhados, como coworkings.

Adote a autenticação em níveis

Uma boa senha pode dificultar o acesso e proteger os e-mails corporativos, mas uma prática que confere mais segurança é criar duas ou mais barreiras de acesso. É a chamada autenticação em níveis. Um sistema de segurança de e-mail dinâmico consegue bloquear as atividades suspeitas na rede.

Se alguém tentar fazer login em um dos e-mails da sua rede corporativa por um dispositivo desconhecido, o usuário receberá um código por e-mail, SMS ou outra forma de comunicação. Trata-se de uma notificação que autoriza ou não o ingresso do usuário ao recurso solicitado.

Tenha softwares AntiSpam

Os e-mails corporativos já possuem a funcionalidade de filtrar o que é spam, mas nem sempre acertam. Por isso, se você quer proteger os e-mails corporativos, pode adotar um software com essa função. Essas ferramentas leem periodicamente sua caixa de mensagem e identificam um e-mail controverso, o adicionando ao banco de dados AntiSpam e marcando como malicioso.

Suspeite de anexos e links

Certamente, você já recebeu e-mails com arquivos anexados suspeitos ou com links que pareciam verdadeiros, mas não eram. Muitos crimes digitais são cometidos por meio desses “artifícios”, ou seja, cybercriminosos tentam atiçar a curiosidade do  e induzir o clique. Em geral, eles dizem respeito a problemas comuns que temos no dia a dia, como CPF, cobranças, extratos bancários e atualização de programas.

Por isso, se você quer proteger os e-mails corporativos, abra anexos somente de destinatários conhecidos ou confiáveis. Fique atento aos e-mails de fontes suspeitas e faça uma varredura com a ferramenta AntiSpam se desconfiar. Oriente sua equipe a fazer o mesmo – uma vulnerabilidade em um dos e-mails pode colocar a rede como um todo em risco.

Acompanhe as inovações do mercado

A transformação digital veio para o bem e para o mal. Os criminosos digitais inovam, também, em suas formas de cometer ilícitos. Assim, para proteger seus e-mails corporativos, é preciso se posicionar à frente dos hackers. Seu escritório está atualizado com os padrões técnicos de ponta do mercado? Seus dispositivos e sistemas de segurança já superaram as falhas das versões passadas? Há protocolos de segurança e privacidade incorporados no seu e-mail corporativo?

A defasagem do e-mail é o elo fraco de uma cadeia de segurança completa, pois permite ataques de forma mais comum. Por isso, atente-se para manter seu escritório sempre atualizado no quesito segurança da informação. Além disso, conte com um suporte especializado de TI adequado às suas necessidades.

Desenvolva uma política de segurança da informação para proteger os e-mails corporativos

Para Emelyn Zamperlin e Alessandra Borelli, advogadas especializadas em Direito Digital, é fundamental desenvolver uma Política de Segurança da Informação. 

De acordo com as profissionais, por meio dessa política, se explica “de forma objetiva a expectativa da empresa em relação ao uso correto e lícito das informações e tecnologias, bem como prevendo meios para reporte de erros e denúncias”. 

Para as advogadas, “é prudente ponderar os diferentes níveis de instrução dentro do escritório. Talvez, a leitura da Política pelo time que cuida do suporte de TI seja suficiente para a compreensão do que se espera. Mas, pode ser que ele não seja plenamente compreendido pelo estagiário de direito, por algum funcionário administrativo ou pelo próprio time de advogados”.

As invasões aos sistemas empresariais, em sua maioria, se aproveitam de falhas humanas. O que isso significa? Que não adianta o gestor do escritório de advocacia adotar uma série de práticas para proteger os e-mails corporativos se os profissionais não forem orientados a seguir as recomendações de segurança. Por isso, oriente suas equipes e mantenha o escritório atualizado!

E então, como você protege os seus e-mails corporativos? Ficou com alguma dúvida? Escreva pra gente pelos comentários e até a próxima!

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