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Assinatura eletrônica e assinatura digital

Como a assinatura digital ou eletrônica favorece o departamento jurídico

Os avanços tecnológicos que atingiram o Direito vieram para facilitar a rotina dos profissionais. Seja na gestão de um escritório ou na advocacia em si, a ideia central é otimizar a produtividade. Neste sentido, há muitas vantagens da assinatura digital para o departamento jurídico. Essa ferramenta acelerou e facilitou as transações entre as partes. Veja como!

Assinatura digital x assinatura eletrônica

Antes de falar sobre as vantagens da assinatura digital para o departamento jurídico, é preciso elucidar uma confusão comum sobre o termo. O primeiro ponto é que assinatura digital não é sinônimo de assinatura eletrônica, mas uma espécie desse gênero.

Assinatura eletrônica é qualquer mecanismo de identificação de quem envia uma mensagem eletrônica. Uma mera assinatura no corpo do e-mail, feita no servidor ou por upload de imagem, é eletrônica, mas não digital. A assinatura digitalizada (reprodução da assinatura como imagem por meio de um scanner) também é eletrônica.

Já a assinatura digital é um modo criptográfico de autenticação de informações digitais. Ela substitui a assinatura física ao eliminar a necessidade de imprimir um documento para ser assinado. De acordo com Claudio Wilberg, sócio-diretor da LegalManager, essa possibilidade gera um fluxo muito de trabalho mais eficiente. "Há uma redução drástica de tempo até a aprovação de contratos e documentos em geral quanto o DJ adota o formato digital ao invés da circulação de papel e registro em cartório", comenta. "Certificadoras com DocuSign tendem a quebrar o monopólio de cartórios e tornar as idas e voltas de documentos praticamente imediatas, já que todos podem assinar quase que simultaneamente", exolica.

Vale destacar também que não se trata de certificação digital, que é um arquivo eletrônico com várias informações de identificação de uma pessoa, sendo assinado por uma autoridade certificadora.

Funcionamento 

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil) explica que a assinatura digital “utiliza um par de chaves criptográficas associado a um certificado digital. Uma das chaves – a chave privada – é usada durante o processo de geração de assinatura e a outra – chave pública, contida no certificado digital – é usada durante a verificação da assinatura.”

Ou seja, pessoas que possuem a chave privada podem emitir dados com sua própria identidade com segurança, ao passo que os detentores da chave pública podem acessar um documento recebido e autenticado pelo emissor. E esse funcionamento é seguro, já que essa assinatura funciona com um hash, resultado da criptografia e da identificação única dos dados.

Validade jurídica da assinatura digital

O funcionamento da assinatura já traz alguma ideia de quais são as vantagens da assinatura digital para o departamento jurídico. Entretanto, muitos profissionais questionam sua validade jurídica. Mas ela possui três propriedades que conferem a ela essa validade: autenticidade, integridade e irretratabilidade.

A autenticidade da assinatura digital é a possibilidade de o receptor confirmar que a assinatura foi realizada pelo emissor. É, então, a comprovação da autoria. A integridade é a proteção do documento, que não pode ser alterado quando é enviado. Caso haja alteração, a assinatura não mais corresponde a ele.

Por fim, a irretratabilidade ou não-repúdio é a impossibilidade de o emissor negar a emissão da assinatura e a autenticidade da mensagem, uma vez que só ele possui a chave pública para gerar a assinatura. Essas características garantem que o documento não seja falsificado ou alterado.

Vantagens da assinatura digital para o departamento jurídico

Benedito Villela, Gerente Jurídico da Nors, acredita que a assinatura digital é um caminho sem volta para os Departamentos Jurídicos. Já não se pensa mais em arquivos abarrotados de documentos, e a tecnologia traz uma demanda de adaptação aos novos formatos de gestão.

Para Vilela, “a assinatura digital não traz somente o benefício da ausência de papel, mas sim a melhor organização e a acessibilidade global de um documento, devidamente identificado por suas palavras chaves. A multiplicidade de fornecedores de sistemas com diversos graus de proteção, armazenamento e interação com outros sistemas torna a assinatura de documentos por meio digital acessível a todos, faltando somente a barreira dos cartórios e registros imobiliários para acabar com o mundo do papel.”

É possível listar inúmeras vantagens da assinatura digital para o departamento jurídico. Dentre elas, destacam-se a agilidade e a otimização de processos, a segurança e a autenticidade. Confira:

  • Contratos e documentos são emitidos com mais facilidade, o que otimiza os processos e reduz a burocracia;
  • Comodidade para fechar contratos e melhor aproveitamento do tempo. Deixa de ser necessário se deslocar para colher assinaturas;
  • O impacto financeiro nas empresas é menor, com menos custos de deslocamento e de armazenamento de documentos (espaço físico);
  • Como os documentos são digitais, há melhor gestão da informação e práticas sustentáveis;
  • Se comparadas às assinaturas manuais, há maior segurança.

As vantagens da assinatura digital para o departamento jurídico são relevantes. Essa ferramente contribui para uma gestão mais organizada, além de otimizar a produtividade da equipe.

Você já utiliza dessa ferramenta em seu negócio? Conte para a gente sua experiência!

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