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Critérios que você precisa conhecer para escolher o melhor software jurídico

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Nos últimos anos, falou-se muito em inteligência artificial, automatização de processos, e cultura digital. Garanta que em 2021 seu escritório continue alinhado às tendências e leve isso em consideração ao adotar um software jurídico.

Escolher o melhor software jurídico é uma atividade que demanda tempo e carinho na análise comparativa para que você tenha, ao final do processo, um software que realmente atenda às necessidades do escritório de advocacia.

Nos últimos anos, falou-se muito em inteligência artificial, automatização de processos, e cultura digital. Garanta que em 2021 seu escritório continue alinhado às tendências e leve isso em consideração ao adotar um software jurídico.

Neste conteúdo, serão apresentados alguns critérios nos quais você pode se basear para escolher o melhor software jurídico para o seu negócio:

Como escolher o melhor software jurídico

1. Use uma planilha comparativa

As funcionalidades, os módulos e até as propostas comerciais dos concorrentes costumam ser bastante diferentes entre si, dificultando o processo de comparação de benefícios e funcionalidades. Ao saber o que você está contratando, você aumenta sua satisfação e diminui suas chances de frustração.

Criamos para você um meio fácil de chegar à conclusão de qual o melhor software jurídico. Confira nossa tabela em Excel para ficar fácil sua interação, mas você também pode imprimi-lo e preenchê-lo enquanto faz a pesquisa.

O melhor software jurídico é aquele que se encaixa mais adequadamente em sua rotina, atendendo as demandas específicas do seu escritório ou departamento jurídico corporativo.

Conheça o software jurídico para Escritórios e o software jurídico para Empresas e automatize seu trabalho.

2. Trace suas maiores dores
 

Como um software para advogados vai agregar valor à sua rotina? Como ele auxiliará seu escritório no dia a dia? Para responder a essas perguntas, é necessário entender quais as dificuldades que levarão seu negócio a necessitar de um auxílio ferramental. Organize suas dores de acordo com a urgência em um documento. Por exemplo:

  • Tempo: o que meu escritório mais precisa é ganhar tempo, automatizando seus processos internos, captura de andamentos processuais e intimações em tribunais.
  • Prazos: meu escritório também precisa evitar a perda de prazos. A perda de prazos é diretamente afetada pela falta de tempo.
  • Movimentações: monitorar atualizações de meus processos em tribunais e ser notificado sempre.
  • Honorários: preciso ter meu financeiro em dia. Logo, preciso de um software que me permita controlar todas as movimentações financeiras e gerar relatórios completos. Também preciso saber quais clientes estão devendo e por quanto tempo.
  • Produtividade: seria bom também entender quais os profissionais mais produtivos do escritórios, pois isso me ajudaria a precificar mais assertivamente a hora de cada profissional.

3. Tenha objetivos claros 

Por que sua empresa ou seu escritório deseja contratar um software jurídico? Controle de processos? Controle de documentos? Controlar contratos de seus clientes ou fornecedores?

Ao definir sua real necessidade você define o real objetivo da contratação e, consequentemente, aumenta seus argumentos para seleção do software realmente ideal para você.

Ao definir seu objetivo claramente você poderá contratar exatamente o que precisa e diminuir custos de funcionalidades e módulos que não lhe atendem por completo suas necessidades ou não estão diretamente relacionados com seu objetivo principal.

4. Defina funcionalidades essenciais do software jurídico
 

Você faz questão que o módulo de controle de horas de trabalho/timesheet tenha integração com um módulo financeiro para que você possa emitir uma fatura diretamente para seu cliente? Quais outras funcionalidades você está disposto a aceitar ou buscar nestes concorrentes?

Defina quais itens você precisa, quais você deseja e quais são imprescindíveis para o desenvolvimento de determinada tarefa.

Esta dica complementa a dica anterior e é de extrema importância haja visto que diversos módulos e funcionalidades podem possuir valores diferenciados quando adotados juntos ou em separado, portanto a prévia definição de sua correlação é essencial para otimização de seu tempo e de sua verba.

Além disso, busque entender os diferenciais de mercado do software. Por exemplo, o ProJuris permite o pré-cadastro gratuito de processos.

5. Escolha uma forma de cobrança 
 

Como você deseja ser cobrado pelo produto/serviço que está contratando? Você prefere pagar um valor mensal para usar o software ou prefere comprar a licença do mesmo de uma só vez?

A definição ou, no mínimo a noção, da forma de pagamento ideal é essencial na escolha de um fornecedor. O mercado de software costuma oferecer duas principais formas de pagamento:

  • Pagamento fixo: Você paga um valor por determinado software, com volume de usuários e funcionalidades pré-definidos no momento da compra e usufrui destes itens continuamente após o pagamento.
  • Pagamento variável: Você paga mensalmente um valor por um conjunto de funcionalidades, usuários e serviços. Ao deixar de pagar, você automaticamente perde o direito de uso destes serviços e funcionalidades.

A maioria dos fornecedores possui sua própria forma de cobrar por seus produtos e serviços o que, em alguns casos, pode dificultar a contratação e manutenção do software jurídico em sua realidade.

6. Integração com outras aplicações 

O sistema deve ter um Web Service desenvolvido que faça a integração com qualquer outra aplicação que sua empresa use, para garantir que a comunicação entre as áreas seja otimizada. Caso sua empresa use o AD (Active Directory), certifique-se também que o software jurídico possui integração com ele.

Além disso, integrações simples podem fazer a diferença no seu dia a dia. Veja se o software permite integrar a agenda do seu software jurídico com o Google Agenda.

7. Procure um software jurídico online e seguro 

Embora algumas organizações optem por manter as informações todas “em casa”, o mais recomendado é que o banco de dados seja salvo na nuvem, assim, a responsabilidade por esses dados é da empresa que está fornecendo o sistema jurídico.

Além disso, não será necessária a aquisição de um servidor para armazenamento do banco de dados de arquivos e backups do sistema. Certifique-se apenas de que o data center e a arquitetura de rede criados atendam as maiores exigências de segurança.

Caso seu escritório opte pelo armazenamento dos dados na nuvem, exija que backups sejam realizados diariamente, de forma automática e permaneçam salvos por no mínimo 60 dias.

Além disso, atente-se para os protocolos de certificação digital. São eles que garantem que a comunicação e o armazenamento de dados e informações acontece por mecanismos de criptografia.

Desse modo, um software jurídico seguro traduz informações inteligíveis em informações ilegíveis e desordenadas para qualquer agente externo, impedindo que um invasor acesse suas informações.

8. Escolha um software jurídico escalável 
 

É uma característica desejável em todo o sistema. Sem ela, o software não está preparado para atender a uma demanda maior de atividades, podendo sair do ar quando um número maior de usuários estiver conectado, por exemplo.

Ou seja, procure por um software que está preparado para suportar eventuais crescimentos de demandas que seu escritório possa precisar.

Um software escalável tem seu desempenho impulsionado em escala proporcional à demanda acrescida. Como se o software tivesse a capacidade de expandir-se para atender melhor.

Esses são só alguns itens que você deve observar com atenção ao contratar um software jurídico. Confira outros critérios essenciais ao escolher o software jurídico para o seu negócio!

 

*Palestrante, professor, podcaster jurídico, colunista do blog ProJuris e, acima de tudo, um apaixonado por tecnologia e pelo mundo jurídico com mais de uma década de atuação dedicada ao mundo digital.

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