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Palestra aborda desafios da implantação de um sistema automatizado para gestão de contratos

Palestra aborda implantação de sistema automatizado para gestão de contratos

Um dos temas debatidos na manhã desta sexta-feira (26/10) na Fenalaw, a implementação de sistemas automatizados para a gestão de contratos envolve muitos desafios, mas também diversos benefícios para as empresas. Em sua palestra, Willian Esteves, advogado da Bunge Alimentos, reforçou esta percepção. O profissional compartilhou sua experiência em relação à utilização do recurso na área de contratos.

O sistema que implementamos foi o SAP Ariba. Em 2017, quando ainda não o tínhamos, recebíamos muitas demandas que não estavam no escopo do departamento jurídico e acabam sendo analisadas mesmo assim, justamente por não termos um fluxo de envio de demandas automatizado”, contou.

Não à toa, o ponto de partida da empresa para a adoção do programa envolveu fatores importantes, como a falta de controle e a rastreabilidade dos processos de contratação. Segundo o profissional, com a adoção do sistema automatizado, neste ano, a companhia vem colhendo bons resultados.

“Um número que deixa a gente bastante feliz é a média de valor por demanda, que realmente subiu. Isso mostra que o departamento jurídico está trabalhando em demandas que são, de fato, mais importantes”, analisou.

Willian Esteves também destacou algumas mudanças que a empresa precisou fazer ao longo do processo de adoção da automação. Entre elas, algumas mudanças na rotina do Departamento Jurídico, já que não há sistema perfeito e/ou que se adapte totalmente à realidade de cada empresa, a necessidade de os cadastros serem feitos de maneira adequada na plataforma para permitir a extração de relatórios mais precisos, o aumento no número de treinamentos e a aproximação do departamento jurídico com as áreas solicitantes de contratos para entender suas dificuldades. “Também gastamos um bom tempo com o planejamento de como seria o modelo de implantação, e isso foi muito importante. ”

Já os principais problemas enfrentados foram a reticência dentro do próprio departamento jurídico, resistência nas áreas solicitantes de contratos, prazos apertados e turn over dos usuários do programa.  “Tudo isso evidencia a recomendação de que o sistema não deve ter um dono e que a escolha por determinada plataforma não significa que a empresa deva ‘morrer’ com ela”, ressaltou.

Contudo, de forma geral, a implementação do sistema automatizado rendeu ganhos importantes, como otimização da rotina dos advogados, transparência e efetivo aumento da confiança dos departamentos solicitantes, nenhuma demanda fora do sistema, além de melhoria e fixação dos fluxos internos e diminuição de riscos (auditoria).

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